Trang thiết bị văn phòng đóng góp một phần rất lớn trong việc duy trì hoạt động của một doanh nghiệp. Văn phòng có chứa đầy đủ các trang thiết bị cần thiết sẽ giúp cho công việc trở nên dễ dàng, suôn sẻ và năng suất hơn. Vậy, trang thiết bị văn phòng gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tổng hợp những trang thiết bị cần thiết nhất cho văn phòng.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
Trang thiết bị văn phòng là gì?
Trang thiết bị văn phòng là những đồ vật cần thiết, được sử dụng hàng ngày để phục vụ cho các hoạt động, công việc trong văn phòng. Trang thiết bị là các loại máy móc: máy in, máy photocopy, máy ép plastic, máy đếm tiền, giấy, bút, bàn, ghế,… Vậy các thiết bị văn phòng này có vai trò như thế nào đối với công việc kinh doanh của một doanh nghiệp.
Vai trò của trang thiết bị văn phòng là gì?
Trang thiết bị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh, đảm bảo hiệu suất công việc của các thành viên trong công ty. Văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần trang bị đầy đủ trang thiết bị. Từ những vật dụng nhỏ nhất đến những vật dụng máy móc phức tạp. Đặc biệt, những văn phòng đang trong quá trình setup hoàn thiện thì trang thiết bị văn phòng hiện đại lại càng cần thiết.
Vai trò:
– Giúp duy trì, điều hành và quản lý công việc, các giấy tờ văn phòng dễ dàng, chính xác hơn
– Tiết kiệm thời gian làm việc mà còn đem đến hiệu suất công việc cao hơn
– Hỗ trợ công việc tốt hơn như báo cáo, tổng hợp, thuyết trình,… hiệu quả hơn
– Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và năng suất nhất
Các trang thiết bị văn phòng tuy chỉ là những vật dụng rất đơn giản như giấy, bút, kẹp, ghim,… nhưng lại rất hữu dụng, phục vụ nhu cầu sử dụng của các thành viên trong công ty.
Đối với những văn phòng có nhiều thành viên, cần nêu cao tiêu chí sử dụng trang thiết bị văn phòng an toàn – tiết kiệm. Từ đó sẽ vừa tăng hiệu suất công việc, vừa giúp công ty phát triển. Khi lên danh mục trang thiết bị văn phòng, cần có sự phê duyệt của công ty, tổ chức để đảm bảo sự cân bằng giữa lựa ích mang về và chi phí đầu tư.
Trang thiết bị văn phòng sẽ bao gồm: văn phòng phẩm và vật tư văn phòng.
Đồ dùng văn phòng phẩm bao gồm những gì?
Giấy văn phòng
Giấy đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động của công ty. Thậm chí, các thiết bị máy móc, công nghệ, hiện đại cũng chưa thể thay thế được.
Đối với văn phòng, giấy A4 được sử dụng là chủ yếu. Các loại giấy tờ văn phòng quan trọng bao gồm: photo tài liệu, hợp đồng, hồ sơ, biểu mẫu, công văn, văn bản cuộc họp, thống kê,…
Bên cạnh đó, các loại giấy như hoá đơn, phiếu thu, chi, phiếu xuất hàng,… cũng nằm trong giấy tờ văn phòng. Đây là những giấy tờ có tính pháp lý, chứa đầy đủ thông tin của quá trình giao dịch, mua bán. Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi của một trong hai bên khi cần thiết.
Ngoài ra, văn phòng cũng cần chuẩn bị giấy Note. Loại giấy này phục vụ cho việc ghi chú, ghi lại các vấn đề quan trọng của toàn bộ nhân viên trong văn phòng.
Đối với các văn phòng xây dựng, kiến trúc cần bản vẽ công trình, bản thiết kế thì cần ưu tiên các khổ giấy cỡ lớn như khố A3.
Bút văn phòng
Bút là một trong những văn phòng phẩm vô cùng cần thiết. Dù ở trong môi trường văn phòng nào thì bút vẫn được sử dụng đến rất nhiều. Các loại bút dùng cho văn phòng có thể gồm các loại: bút mực, bút bi, bút chì, bút dạ dùng ghi chú, bút xóa và bút laser.
Folder/bìa kẹp
Trang thiết bị văn phòng không thể thiếu đó là Folder/kẹp bìa. Đây là vật phẩm dùng để chứa đựng các hồ sơ, giấy tờ quan trọng. Không chỉ vậy, chúng còn giúp việc phân loại, sắp xếp tất cả tài liệu ngăn nắp và khoa học hơn.
Đặc biệt là trong các buổi gặp khách hàng hay buổi đàm phán, ký kết hợp đồng, folder và bìa kẹp lại càng không thể vắng mặt. Nó cũng là một trong những vật dụng tối thiểu nhất để tạo nên sự chuyên nghiệp trong văn phòng.
Sổ sách
Sổ sách đối với những người làm bộ phận hành chính nhân sự, kế toán chắc chắn là vật dụng không thể thiếu. Sổ sách bao gồm: hoá đơn, phiếu thu-chi, sổ lương, các loại phiếu xuất kho,… Sổ sách văn phòng cũng được sử dụng để ghi chép lại những vấn đề quan trọng, cần chú ý, dễ mang theo bên người.
Một số loại máy móc văn phòng cần thiết
Máy ép plastic
Đây là trang thiết bị văn phòng hiện đại vô cùng cần thiết, được sử dụng để ép nhựa, ép dẻo các giấy tờ, hồ sơ quan trọng. Máy ép plastic văn phòng có vai trò rất quan trọng. Nó giúp bảo quản các giấy tờ không bị mục nát, bị rách, bị phai màu, mờ thông tin theo thời gian.
Các loại giấy tờ, hồ sơ văn phòng tương đối nhiều. Và sẽ thật bất tiện khi bạn phải mang chúng đến quán photocopy để ép nhựa. Trang bị máy ép plastic trong phòng sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí về lâu dài cho doanh nghiệp.
Máy in, photo, scan
Nằm trong danh sách các trang thiết bị văn phòng cần thiết đó là máy in, photo, scan, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh, buôn bán. Máy in được sử dụng khi cần có văn bản chứng nhận, hoá đơn, hồ sơ, hợp đồng,… Máy photo được sử dụng để photo tài liệu cho các buổi họp quan trọng. Hoặc những tài liệu cần thiết lưu hành trong công ty. Còn máy scan dùng để lưu giữ và gửi những thông tin quan trọng về giấy chứng nhận, hợp đồng,…
Máy chấm công
Máy chấm công là thiết bị ghi lại thời gian đến và về của từng nhân viên trong công ty. Nó hỗ trợ những người quản lý một cách chính xác về mặt thời gian. Loại máy này được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, nhà xưởng, nhà máy, xí nghiệp,…
Máy huỷ tài liệu
Là loại máy có công dụng cắt giấy thành các mảnh vụn nhỏ. Mục đích là để huỷ đi các bản thảo, tài liệu có chứa thông tin quan trọng, bí mật kinh doanh của công ty.
Máy đếm tiền
Máy đếm tiền cũng nằm trong danh sách trang thiết bị văn phòng cần có. Máy được sử dụng để đếm các loại tiền tệ trong giao dịch một cách chính xác và hiệu quả nhất. Hơn nữa, máy đếm tiền còn có chức năng phát hiện tiền giả. Điều này đảm bảo tính an toàn, lợi ích của doanh nghiệp trong việc kinh doanh.
Đối với các ngân hàng thì việc lắp đặt máy đếm tiền chắc chắn là điều quan trọng nhất. Bởi thiết bị này sẽ giúp cho ngân hàng kiểm kê chính xác lượng tiền giao dịch mỗi ngày. Đồng thời, tiết kiệm thời gian và mang đến hiệu suất công việc cao hơn.
Các loại máy đếm tiền hiện được trang bị những công nghệ hiện đại nhất. Vì vậy nó có khả năng đếm được nhiều loại tiền tệ khác nhau, bao gồm cả ngoại tệ. Máy đếm tiền với tính năng đa dạng như: phát hiện tiền giả, phát hiện tờ tiền có mệnh giá khác,… vô cùng hữu ích.
Một số trang thiết bị văn phòng cần thiết khác
Để có được môi trường làm việc thuận lợi và năng suất nhất, các vật dụng khác như: bàn, ghế, máy tính, tủ kệ,… là cực cần thiết. Hiện nay, các sản phẩm này đều được bán rất nhiều trên thị trường. Với đa dạng kiểu dáng, mẫu mã, chức năng để phù hợp với từng cấu trúc văn phòng, từng nhu cầu sử dụng.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về trang thiết bị văn phòng gồm những gì? Và tổng hợp những trang thiết bị cần thiết. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phù hợp nhất cho công ty, doanh nghiệp.
